Papeles para vender un lote o una casa: la lista completa del vendedor

¿Por qué tener los papeles listos antes de publicar?

Muchas ventas no se caen por el precio. Se caen al final, cuando el comprador ya dijo que sí y aparece un paz y salvo que no sale, un dueño que no puede firmar o una hipoteca que nadie recordaba. Para entonces ya se perdieron semanas y, a veces, el comprador.

El comprador serio pide los documentos antes de separar o de firmar la promesa. Si compra con crédito, su banco los pide otra vez para el estudio de títulos. Y la notaría los exige para firmar la escritura. Tenerlos listos desde el principio te da tres ventajas: le das confianza al comprador, negocias sin sorpresas y cierras más rápido.

Esta es la lista completa del vendedor, documento por documento, con los casos especiales y los costos que suelen tocarte. Es la otra cara de qué papeles revisar antes de comprar un lote: lo que allá revisa el comprador es lo que aquí preparas tú.

¿Cuál es la lista básica de documentos?

Estos son los documentos que vas a necesitar en casi cualquier venta de un lote o una casa.

Documento	Para qué lo piden	Dónde se consigue
Certificado de tradición y libertad	Muestra que eres el dueño y si hay hipotecas, embargos o limitaciones	En línea en la Superintendencia de Notariado y Registro o en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos
Copia de la escritura con la que compraste	Muestra cómo llegaste a ser dueño, el área y los linderos	Tu archivo o la notaría donde se firmó
Paz y salvo de predial	Confirma que el impuesto predial está pagado	Secretaría de hacienda de la alcaldía
Paz y salvo de valorización	Confirma que no hay contribuciones por obras pendientes	Alcaldía o gobernación, según quién la cobró
Paz y salvo de administración	Confirma que no debes cuotas al conjunto o condominio	Administración del conjunto
Cédula de cada propietario	Identifica a quienes firman	Documento original vigente
Recibos de servicios públicos	Muestran que no hay deudas de agua, energía o gas	Las empresas de servicios

Abajo los repasamos uno por uno, con lo que conviene revisar en cada documento antes de entregarlo.

¿Qué revisar en el certificado de tradición antes de vender?

Es el primer papel que va a pedir el comprador, y muchos lo sacan por su cuenta en línea con el número de matrícula inmobiliaria. Es mejor que lo revises tú antes que él. Lo usual es que no tenga más de 30 días de expedido, y si la negociación se alarga, hay que sacar uno nuevo para la escritura.

Léelo con ojos de comprador y revisa estos puntos.

• Que tú aparezcas como propietario en la última compraventa o adjudicación, con tu nombre y tu cédula bien escritos.
• Que no haya hipotecas sin cancelar. Si ya pagaste un crédito pero la hipoteca sigue anotada, hay que firmar la cancelación en notaría y registrarla.
• Que no haya embargos ni demandas. Si hay alguno, la venta no puede avanzar hasta que se levante.
• Que no haya patrimonio de familia ni afectación a vivienda familiar. Si aparecen, hay que levantarlos antes o en la misma escritura de venta.
• Que el área y los linderos coincidan con la escritura y con lo que hay en el terreno.

Si encuentras algo que no entiendes, consúltalo antes de publicar. Resolverlo con calma es mucho más fácil que hacerlo con un comprador esperando.

¿Por qué piden la escritura anterior?

La escritura con la que compraste, o la de la sucesión o la liquidación con la que te adjudicaron el inmueble, es tu título de propiedad. La notaría la usa para describir el inmueble en la nueva escritura, con sus linderos, su área y la forma en que llegó a tus manos.

Si no la tienes, puedes pedir una copia en la notaría donde se firmó. El número de la escritura, la fecha y la notaría aparecen en el certificado de tradición. Compara también lo que dicen la escritura y el certificado sobre el área. Si no coinciden, es una señal para revisar los linderos antes de vender.

Si vendes una casa, ten a mano la licencia de construcción y los planos, si existen. Si la construcción no está declarada en la escritura, coméntalo con el comprador desde el principio, porque él y su banco lo van a notar al comparar los papeles con la casa.

¿Qué paz y salvos necesito y dónde se sacan?

Las deudas del predio siguen al inmueble, no a la persona. Por eso la notaría y el comprador quieren ver que todo esté pagado antes de firmar.

• Predial. Lo expide la secretaría de hacienda de la alcaldía cuando el impuesto del año está pagado. Pregunta si lo entregan en línea. Si pagas el año completo para sacar el paz y salvo, en la promesa se puede acordar si el comprador te reconoce la parte que le corresponde.
• Valorización. Se cobra cuando el municipio o el departamento hacen una obra que beneficia a la zona, como una vía. Pide el estado de cuenta aunque creas que no debes nada.
• Administración. En conjuntos y condominios lo expide la administración. Al nuevo dueño le pueden terminar cobrando las cuotas atrasadas, así que el comprador lo va a pedir.
• Servicios públicos. No siempre lo exige la notaría, pero el comprador lo va a preguntar. Lleva los últimos recibos pagados.

Saca los paz y salvos cerca de la fecha de la escritura. Algunos se expiden solo por el año en curso o tienen una vigencia corta, y la notaría los pide vigentes el día de la firma.

¿Qué pasa si hay varios dueños o alguno no puede ir?

Firman todos los que aparecen como propietarios en el certificado de tradición. Si uno no puede ir a la notaría el día de la firma, puede darle un poder especial a otra persona, que también puede ser uno de los otros dueños.

El poder tiene que ser claro en estos puntos.

• Identifica al dueño y al apoderado.
• Describe el inmueble con su matrícula inmobiliaria.
• Dice que el apoderado puede vender, firmar la promesa y la escritura y, si así lo quieres, recibir el dinero.
• Lleva la firma autenticada en notaría.

Si el dueño vive fuera de Colombia, el poder se puede otorgar ante un consulado de Colombia o ante un notario del país donde vive, con apostilla. Si está en otro idioma, necesita traducción oficial. Pregunta antes en la notaría donde se va a firmar qué requisitos pide y con cuánto tiempo de expedido acepta el poder.

Cuando los dueños no se ponen de acuerdo sobre el precio o sobre vender, la venta no avanza. Es mejor resolver eso entre ustedes antes de publicar, y un avalúo puede ayudar a tener un número neutral. Lo explicamos en ¿cuánto vale mi lote?.

¿Mi estado civil importa para vender?

Sí. La notaría te va a preguntar tu estado civil al firmar, y hay dos anotaciones del certificado de tradición que cambian lo que se necesita.

• Afectación a vivienda familiar. Si el inmueble la tiene, tu cónyuge o compañero permanente debe firmar para levantarla.
• Patrimonio de familia. Si existe, también hay que levantarlo, y en algunos casos el trámite tiene requisitos adicionales.

Si estás casado o en unión marital y compraste el inmueble durante esa unión, conviene hablarlo con tu pareja antes de negociar, aunque su firma no siempre sea obligatoria. Ante la duda, la notaría te dice qué aplica en tu caso.

¿Cómo vendo si el inmueble viene de una herencia o un divorcio?

Si el dueño que aparece en el certificado falleció, los herederos no pueden vender el inmueble hasta que la sucesión esté terminada y registrada. La sucesión se puede hacer en notaría, si todos los herederos están de acuerdo, o ante un juez. Al final, la escritura o la sentencia le adjudica el inmueble a uno o varios herederos, se registra y desde ahí ya se puede vender.

Lo mismo aplica después de un divorcio o de terminar una unión marital. Si el inmueble hacía parte de los bienes de la pareja, la liquidación tiene que estar hecha y registrada, para que el certificado muestre a quién le quedó.

A veces aparecen interesados en comprar «derechos herenciales» antes de que termine la sucesión. Eso puede quedar anotado como falsa tradición, y muchos compradores y bancos no lo aceptan. Lo más seguro es terminar la sucesión primero. Si estás en este caso, busca la asesoría de un abogado antes de publicar.

¿Puedo vender si el inmueble tiene hipoteca?

Sí, pero hay que dejar claro cómo se cancela. Hay dos caminos comunes.

• Pagar el crédito antes de vender, firmar la cancelación de la hipoteca en notaría y registrarla.
• Pagar la hipoteca con parte del precio. El comprador gira al banco el saldo de la deuda, el banco autoriza la cancelación y esta se firma en la misma notaría, normalmente el mismo día de la escritura de venta.

En el segundo caso, pide al banco una certificación del saldo cerca de la fecha de la firma y deja todo escrito en la promesa: cuánto va al banco, cuánto a ti y en qué orden. Un embargo, en cambio, tiene que levantarse antes de vender.

¿Qué otros documentos me pueden pedir?

Según el inmueble y el comprador, pueden aparecer otros papeles.

• Certificado de uso del suelo. Lo expide la oficina de planeación de la alcaldía. No siempre lo pide la notaría, pero quien compra un lote quiere saber qué se puede construir, y tenerlo a mano acelera su decisión.
• Levantamiento topográfico. Sirve cuando hay dudas sobre los linderos o cuando el área de la escritura no coincide con la del terreno. Un topógrafo mide el lote y entrega un plano con coordenadas. Si la diferencia es grande, puede hacer falta un trámite de actualización de área y linderos ante la autoridad catastral.
• Reglamento de propiedad horizontal. En conjuntos y condominios, el comprador quiere conocer las reglas: cuotas, construcción y usos permitidos.
• Licencia de construcción y planos, si es una casa, para mostrar que lo construido está aprobado.
• Certificado de existencia y representación legal, si el vendedor es una empresa, con la autorización de la junta si el representante legal tiene límites para firmar.

¿Qué cambia si el comprador paga con crédito?

Si el comprador usa crédito hipotecario o leasing, su banco entra en el proceso. Te pedirá los mismos documentos, hará un avalúo del inmueble y un estudio de títulos, y todo eso toma semanas.

El banco suele desembolsar después de que la escritura queda registrada. Pacta en la promesa cuánto recibes al firmarla, cuánto el día de la escritura y cuánto cuando el banco desembolse, y no entregues el inmueble antes de lo que diga la promesa. Si tus papeles están en orden desde el principio, el estudio de títulos pasa sin tropiezos.

¿Qué costos le tocan al vendedor?

Vender también tiene gastos, y conviene sumarlos antes de fijar tu precio mínimo. Esto es lo que suele tocarle al vendedor por costumbre. Las partes pueden pactar otra cosa en la promesa, y las tarifas cambian cada año.

Concepto	Qué es	Quién lo paga por costumbre
Derechos notariales, IVA y copias	Lo que cobra la notaría por la escritura, con una tarifa que se fija cada año	Mitad el vendedor y mitad el comprador
Retención en la fuente	Anticipo del impuesto de renta del vendedor, que se paga en la notaría al firmar	Vendedor (1 % del valor si es persona natural)
Paz y salvos y certificados	Predial, valorización, administración y certificados de tradición	Vendedor
Cancelación de hipoteca	La escritura y el registro para levantar una hipoteca vigente	Vendedor
Impuesto y derechos de registro	Lo que se paga para registrar la escritura a nombre del comprador	Comprador
Ganancia ocasional o renta	Impuesto sobre la utilidad de la venta, según el caso	Vendedor, en su declaración de renta
Comisión de la inmobiliaria	Si vendes con una, según el contrato que firmaste	Vendedor, salvo otro acuerdo

La retención en la fuente no es un gasto perdido. Es un anticipo de tu impuesto de renta, y en tu declaración se descuenta de lo que tengas que pagar. Si el vendedor es una empresa, la retención funciona distinto.

Sobre la utilidad, la regla general es esta: si tuviste el inmueble dos años o más, la ganancia de la venta suele tratarse como ganancia ocasional; si lo tuviste menos tiempo, como renta ordinaria. Las tarifas, los beneficios y la forma de calcular la utilidad cambian con las reformas tributarias, así que consulta a un contador antes de firmar. También te dirá si la venta te obliga a declarar renta ese año.

El valor de la escritura no se puede acomodar. Comprador y vendedor declaran que el precio escrito es el real, y no puede ser menor que el avalúo catastral. «Bajar» el valor para pagar menos es ilegal y les deja problemas a los dos. El detalle de cada gasto está en cuánto cuesta escriturar un lote.

¿En qué orden se presentan los documentos?

1. Antes de publicar: certificado de tradición, copia de la escritura y revisión de linderos. Resuelve las hipotecas, sucesiones o poderes pendientes.
2. Cuando aparece el comprador: le compartes el certificado, la escritura y, si es un lote, el uso del suelo.
3. Para la promesa: cédulas, datos del inmueble, forma de pago, notaría y fecha de la escritura, y quién paga cada gasto.
4. Si hay crédito: entregas los documentos que pida el banco para el avalúo y el estudio de títulos.
5. Para la escritura: certificado de tradición reciente, paz y salvos vigentes, cédulas, poderes y la cancelación de la hipoteca, si aplica.
6. Después de la firma: confirma el registro y entrega el inmueble con los servicios al día, según lo pactado.

¿Qué errores retrasan la venta?

• Descubrir en la notaría que uno de los dueños no puede firmar y no dejó poder.
• Llevar un certificado de tradición vencido o paz y salvos que ya no están vigentes.
• Intentar vender un inmueble heredado sin haber terminado la sucesión.
• No saber el saldo exacto de la hipoteca el día de la firma.
• Tener un área en la escritura y otra en el terreno, sin un levantamiento que lo aclare.
• No calcular la retención ni los gastos y llevarse una sorpresa en la liquidación.
• Firmar la promesa sin decir quién paga cada gasto ni qué documentos entrega cada parte.

¿Cómo te ayudamos con los papeles?

Cuando vendes con nosotros en Vende tu propiedad, revisamos contigo los documentos desde el principio. Si te falta alguno, te ayudamos a sacarlo, y te acompañamos en la escrituración, en la notaría y en el registro. Si vives en otra ciudad, la firma se puede hacer con poder.

Para el resto de la venta, como el precio, las fotos, dónde publicar y cómo filtrar compradores, lee cómo vender tu lote o casa más rápido y ¿cuánto vale mi lote?. Si estás comparando con quién vender, te sirve cómo elegir inmobiliaria en Melgar. Recibimos lotes, casas, fincas y proyectos en Melgar, Carmen de Apicalá, Flandes y otros municipios cercanos.